Top Consult a supporto dello smart working

Top Consult ha lanciato di recente alcune nuove soluzioni di gestione documentale, consultabili ora anche sul suo sito web. La sua offerta è tra l'altro in grado di andare incontro alle esigenze di smart working che stanno caratterizzando l’emergenza sanitaria del Covid-19. Nel dettaglio lo scenario vede la necessità di avere online i documenti aziendali e di gestire i processi strutturati con sistemi di workflow documentale che permettono di continuare a operare e arrivare a firmare digitalmente corrispondenza aziendale, ordini e contratti.

Ecco che in un contesto in cui i documenti sono diventati file XML e UBL, tramite la RPA (Robotic Process Automation) si punta a far decollare l’efficienza dei processi lavorativi semplificando la vita anche agli utenti aziendali. In tal senso Top Consult ha aggiunto alla dematerializzazione dei documenti la completa digitalizzazione della gestione delle pratiche e dei flussi documentali con l’RPA che consente di lanciare applicazioni, spostare file e cartelle, estrarre dati dai documenti XML e UBL, compilare moduli e far partire automaticamente workflow documentali.

“Siamo fiduciosi nella ripartenza del paese – afferma Matteo Zaffagnini, direttore marketing e business Development di Top Consult – Siamo pronti ad assistere le aziende in questo momento difficile offrendogli soluzioni per le loro specifiche esigenze, permettendogli di percorrere finalmente l’ultimo miglio della Digital Transformation. Top Consult che da oltre trent’anni si occupa di gestione documentale è il partner giusto per affiancare le aziende e gli enti in questa nuova sfida.”

Ecco che in seguito alle recenti novità normative, Top Consult ha ottenuto la certificazione come Access Point Peppol, abilitando non solo la gestione degli ordini verso il SSN, ma anche la gestione e trasmissione degli altri documenti standardizzati nel linguaggio UBL.

Inoltre sono stati digitalizzati i Documenti di Trasporto (DDT), ottimizzando il processo di spedizione della merce di una azienda da un magazzino centrale verso i magazzini o i terminali periferici tracciandone le varie fasi.

Infine le soluzioni di Conservazione Digitale e Fatturazione Elettronica sono state potenziate ad esempio con la gestione delle Fatture Elettroniche UE con l’obiettivo di poter offrire miglior supporto normativo anche ai nostri clienti esteri.

Un esempio di RPA

Nel ciclo passivo grazie alla RPA è possibile raffrontare in modo automatico le informazioni della fattura ricevuta con i dati contabili a disposizione (ordine, entrata merce) e restituire un set di risultati con instradamento del documento alla sua contabilizzazione automatica o, nel caso di errori, avviamento del workflow documentale che notifica l’anomalia all’ente aziendale di riferimento (individuato direttamente dal sistema) o all’esterno dell’organizzazione, richiedendo azioni correttive direttamente al fornitore. È possibile inoltre estrarre dalla fattura tutti i dati per arrivare ad una completa contabilizzazione evitando o alleggerendo il data entry da parte degli utenti aziendali.