Kyocera Document Solutions Italia. L’Enterprise Content Management per l’azienda data driven.

Data driven. In queste due parole, che negli ultimi anni si sono fatte spazio sul mercato bussando alle porte delle imprese italiane, c’è molto di più di un tema prettamente tecnologico. Dietro il concetto di data driven company risiede in primo luogo un diverso approccio alla gestione dei processi aziendali. Certo: alla base di tutto deve esserci una tecnologia abilitante, ma il vero cambiamento, il primo passo che è chiamata a compiere un’impresa che davvero vuole definirsi data driven, consiste in un change management capace di mettere al centro quelle tematiche di riconoscibilità, ricerca, integrità e persistenza dei dati e delle informazioni che rappresentano un patrimonio da difendere e cui dare valore, in tutti i settori. “Nel 2022, il confine tra essere un’azienda efficiente e competitiva ruota attorno a questo concetto”, ha dichiarato Andrea Contarini, Marketing Director di Kyocera Document Solutions Italia. “Chi non lo coglie rimane indietro, superata da quelle organizzazioni che già oggi stanno ridisegnando i propri processi tramite un’acquisizione dei dati efficace, flessibile, sicura e conforme alle normative, in grado di adattarsi a un contesto di lavoro sempre più ibrido e distribuito”.

Il giusto approccio

Lo sa bene Kyocera Document Solutions Italia, azienda che opera con la missione di supportare le organizzazioni nella trasformazione digitale dei flussi e dei processi documentali, forte di soluzioni di Enterprise Content Management che facilitano la gestione efficiente dei dati e dei documenti riducendo gli errori umani e automatizzando i processi, a beneficio di un miglioramento dell’operatività e di un aumento della produttività. Un valore aggiunto, questo, che la società riesce a garantire a imprese di qualsiasi settore e dimensione, dalla PMI alla grande realtà enterprise, tramite un approccio che a seconda delle necessità può essere in cloud oppure on-premise e di una proposta di soluzioni innovativa che nel 2022 si è arricchita di due nuove Content Service Platform: Kyocera Enterprise Information Manager (KEIM) e Kyocera Cloud Information Manager (KCIM).

Kyocera Enterprise Information Manager

Kyocera Enterprise Information Manager (KEIM) consente alle imprese di individuare, elaborare, archiviare e condividere in modo sicuro le informazioni in tempi rapidi. La soluzione si integra perfettamente con gli ERP e gli ambienti esistenti nelle aziende e, allo stesso tempo, soddisfa le necessità di diverse tipologie di società. La piattaforma è la soluzione perfetta per le organizzazioni Corporate che desiderano accelerare la loro trasformazione digitale, in quanto permette di dare forma e ordine ai documenti e contenuti ingegnerizzando i flussi documentali.

Non solo. Gestisce aspetti di rilevanza per le aziende, siano esse private o pubbliche, quali la conservazione sostitutiva a norma, la firma elettronica e la firma digitale. La conservazione, soprattutto a fronte di un percorso di dematerializzazione documentale cartacea, diventa un elemento imprescindibile da affiancare e integrare con un sistema di gestione documentale. Tanto quanto l’apposizione di firme elettroniche avanzate o qualificate, atte a certificare la paternità, l’immodificabilità e non ultima, la valenza legale dei documenti in forma digitale, sostituendosi oramai pienamente alle firme autografe poste sui documenti analogici, nei processi aziendali di approvazione e firma, per i documenti ricevuti o emessi, in cui sono coinvolte più parti rappresentanti.

Infine, la firma digitale, nella forma CAdES, si pone come una prerogativa per essere ‘riconosciuti’ dalla Pubblica Amministrazione, quando si presenta documentazione atta a consentire, per esempio, la partecipazione a bandi gara.

KEIM è in grado di integrare ciascuno di tali aspetti grazie alla sua architettura, poiché può ‘connettersi’ a tali servizi, mettendoli poi a disposizione nei flussi documentali gestiti al suo interno.

Kyocera Cloud Information Manager

Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) è invece una soluzione basata sul cloud che aiuta le aziende in crescita a digitalizzare i documenti cartacei e ad abbracciare in modo semplice un approccio più agile al lavoro. Lo spostamento verso il lavoro a distanza, come sappiamo, ha messo in luce l’enorme divario informativo che deriva dal disporre di documenti aziendali archiviati in una sede fissa e dipendenti che operano da luoghi diversi: questo divario influisce sulla produttività e ostacola la collaborazione. KCIM, robusto prodotto SaaS entry-level che trasforma i documenti fisici in dati digitali accessibili in un istante, aiuta a sbloccare il potenziale inutilizzato delle imprese offrendo ulteriori caratteristiche a valore aggiunto, come la capacità di condividere rapidamente grandi quantità di documenti aziendali con i colleghi in tutte le sedi, ampie possibilità di ricerca delle informazioni e il controllo degli accessi degli utenti per una maggiore sicurezza dei dati. Elementi, questi, che rappresentano pilastri fondamentali di una vera ‘data driven’ company.