La scrittura di documenti è l’attività chiave di qualsiasi studio legale: i documenti sono il risultato di un articolato processo di stesura che comporta un significativo dispendio di energie.
Per venire incontro alle esigenze di digitalizzazione espresse dagli studi legali il Gruppo Tadi di Cordenons (PN), distributore italiano dei prodotti per ufficio a marchio Triumph Adler, ha messo a punto Tadi Easy Folder per gli Studi Legali, una soluzione che mette a disposizione su una stampante multifunzione un sistema per rendere sicura e guidata la trasformazione di documenti cartacei in formato digitale e l’archiviazione degli atti in formato elettronico, al fine di facilitarne il reperimento e l’utilizzo.
Semplice e veloce
Con Tadi Easy Folder integrare testi in un documento diventa semplice e veloce, non richiede skill tecnici particolari né la necessità di modificare consuetudini operative consolidate.
Una pratica, un atto, un qualsiasi documento inizia con lo studio del caso: durante questa fase l’avvocato pone in atto delle ricerche per dotarsi di testi che dovranno essere integrati nel documento finale.
I documenti sono sia cartacei sia digitali, editabili e non. Con Easy Folder per gli Studi Legali i documenti in formato cartaceo vengono immessi sull’alimentatore dello scanner della multifunzione per essere convertiti in pdf editabili con un semplice clic.
Per i documenti già in formato digitale non editabile, quali immagini o foto, con un altro semplice clic del tasto destro del mouse si possono convertire con la stessa procedura di quelli di carta. L’utente decide a priori come il sistema deve archiviare i documenti convertiti e in quali cartelle in rete salvarli per essere utilizzati successivamente.
Per quanto riguarda l’archiviazione, la logica di memorizzazione si imposta all’atto dell’installazione del servizio, secondo le indicazioni del cliente. Si possono memorizzare non solo documenti cartacei direttamente sul multifunzione ma anche quelli già in formato digitale che provengono da altre fonti, ad esempio la posta elettronica. Qualsiasi documento archiviato è ricercabile navigando tra le cartelle di rete o per contenuti con i comandi dei sistemi di base Windows o Apple.
Se il sistema è in uso in uno studio associato, è possibile suddividere i documenti addebitandoli ai singoli associati.
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